催讨物业服务费操作流程

鉴于催收物业管理费为物业管理公司的日常工作之一，物业管理费收缴的好与差，也是物业公司考评项目经理的重要指标之一，为配合各顾问单位物业管理费催讨工作，保证公司权益得到最大限度的维护，现将催讨物业管理费的有关程序说明如下，希望能对顾问单位提供帮助：

一、各管理处自行发送催款通知催讨物业管理费

在发现业主不按时缴纳物业管理费时（一般为6个不交费）时，各管理处应当积极与业主取得联系，了解业主不按时缴费的原因，做好沟通工作（实际上，物业管理费收的好与坏，关键是服务好，沟通到位），尽可能避免矛盾的产生。并建议每季度或每半年向欠费业主发出一次催费通知。

如果催费无法送达业主的，应当在其门口或楼道口张贴催讨信，拍照，并找业委会、居委会出具证明。

对于商业物业，出现租户变更、公司停业、经营异常等情况的，物业管理处应及时核查物业费交纳情况，按照上述程序及时追讨。

物管理处采用车辆不给进出、不代收快递、不办理停车手续、“人盯人”催交、商办楼停水停电等方式，有违法之嫌，不建议采取，如采取，以不发生肢体冲突和触犯《刑法》相关罪名为限。

二、公司统一委托律师发送律师函催讨物业管理费费

各管理处在与业主沟通无效的情况下，应当定期将案场欠费情况、欠费原因汇总后报给公司，由公司统一委托律师向欠费业主发送律师函催费，对于欠费近2年或有出售等特殊情况的，应当及时向公司反映提出诉讼。

三、采取诉讼方式催讨物业管理费

（一）诉讼需要的材料

按照现在法院立案的要求，对每一户欲起诉的业主，贵司均应准备以下材料：

1.营业执照副本复印件一份;

2.资质证书副本复印件一份;

3.前期物业管理服务合同及与业委会签订的合同复印件三份。

4.前期的管理费收取审核表（如有），份数同第3项；

5.催款信函复印件（含挂号信凭条），份数同第3项；

6.部分服务记录，如保安交接、保洁卫生记录等等，份数同第3项；

7.电脑自动生成的滞纳金计算表（如有），份数同第3项。

8.民事诉状，份数同第3项。

（二）诉讼步骤及诉讼过程中的一些注意事项

1.向需要起诉的业主发送《诉前告知书》。尽可能通过协商的方式解决纠纷以减少诉累，如果业主经多次催讨仍不支付物业费，只能诉诸法庭。

2.查询需要起诉的业主房产基本信息。房产基本信息属于政府信息公开的范围，公司职工可凭居民身份证或公司介绍信到房屋所在的行政区房地产交易中心可调取，进而核对房屋所有权人是否发生变化。

3.查询需要起诉的业主身份信息。对于户籍在上海的业主，可直接到派出所查询，一般需要委托律师查询。

4.进行诉讼。有些业主是外籍人士或者持外地户籍，调查他们的身份信息相对繁琐，需要到出入境管理处或外地公安局查询，为缩短诉讼时间，可以考虑分批诉讼，对户籍在上海的业主先行诉讼。

（三）如何应对业主的答辩

1、房屋质量有问题：如果是在开发商保修范围的，告知其这是应当由开发商事保修，作为物业，只能将您反映的情况给开发商进行沟通反映。如果是公共部位的维修、大修，告知应当用维修资金来维修，物业费不包括对公共部位的大修、更新、改造。使用维修资金要有一定的流程，与本案的诉讼无关。

2、关于物业服务不到位：首先不能承认物业服务不到位，因为如果承认了服务不到位，就面临根据司法解释的规定，扣减物业费的情况。对于业主提供的照片、录像等说明物业“服务不到位”的材料。解释这不能说明物业服务的标准不到位。物业公司一定按照要求一天扫几次地，但物业公司无法保证每时每刻小区都是干净的，不能将标准混同于“小区的灯不能坏，地不能脏”。

3、关于业主被盗、车辆被损：物业公司的保安服务实际上是公共秩序维护服务，不同于保管、保镖。物业公司不能保证小区“刑事案件”不发生，公安部门也不能保证小区不被盗。实际上，《上海住宅物业管理规定》明确了业主如果对车辆保管有要求的，应当与物业另行签订保管合同。物业公司在保安服务方面没有过错，服务是到位的。对于小区的技防不好用的情况，应当说明这是应当由业委会用维修资金来维修的，物业公司已经报告给业委会了。物业管理服务标准是对全体业主的，不能因为个别业主认为物业服务不到位就扣减物业费，如果其认为物业有过错给其造成的损失的，可以以物业服务不到位造成其损失另行提出诉讼。

4、关于邻里纠纷：主要是邻居违章、楼上漏水等等：“邻居违章，物业不管，所以就不交物业费”这就是个别欠费业主的逻辑。对于这一问题，首先物业本身应当对违章业主进行劝阻、报告房产部门。其次，应当对物业在违章管理的职责是“劝阻”，不能执法，业主有违章不能说明物业服务不到位。如果业主认为声音对其通风、采光、安全有影响，可以自行提出相邻关系诉讼或向业委会反映。由于物业公司对违章问题无直接的利害关系，无法直接提出诉讼。楼上漏水也是如此，同时应当说明漏水是由业主装修造成的，物业也进行了“劝阻”，但是如果是公共管道问题造成的漏水，物业可以私下与业主沟通协商一定赔偿，但应当坚持不存在物业服务不到位的情况。这里，需要做一下提醒，物业公司对于管道疏通的记录应当保留好，证据自己已经尽了物业管理的义务。

（四）诉讼需要的时间

正常情况下，如果业主个人身份信息、房产基本信息完整，从法院立案到审理终结至少要3个月时间（小额诉讼制度除外），但若发生特殊情况可能会导致诉讼时间的延长。可能出现的几个特殊情况：

1.公告导致诉讼时间延长。业主实际居住地不详，法律文书不能送达开庭通知、判决书等均需要经过公告，每次公告需要3个月，外籍人士公告每次需要6个月，每个案件一般公告两次。所以，涉及对国内业主的公告案件，从法院立案到审理终结，需要半年以上；涉外的公告案件，从法院立案到审理终结，需要一年以上。

2.执行困难导致诉讼时间延长。一些经公告送达生效的法律文书，在生效后仍因找不到业主而无法执行，或者被执行人无可执行财产，这些都会导致诉讼时间的延长。

3.每年11、12月份法院结案高峰，经常出现法院不受理物业管理费案件的情况，建议各管理处诉讼时间最好把握在上半年，最迟不应晚于每月的9月份。